Déménagement d’entreprise: ce qu’il faut savoir

Votre entreprise prend de l’expansion et vous avez besoin de nouveaux locaux plus grands? Les raisons d’un déménagement peuvent être multiples. Que ce soit pour de plus grands espaces de travail, une meilleure localisation, une plus grande accessibilité ou tout simplement pour des locaux plus beaux, il faut tout de même prendre le temps de bien planifier le tout. On ne le dira jamais assez, la planification est la partie la plus importante dans l’élaboration d’un déménagement. Voici une feuille de route qui devrait vous aider dans le déménagement de votre entreprise.

6 mois avant le départ

Eh bien oui! Un déménagement, ça s’organise longtemps d’avance! Au moins six mois avant le départ, analysez vos besoins. Lors de votre recherche pour de nouveaux locaux, pensez à vérifier si ces derniers sont équipés des installations dont requièrent votre entreprise. Est-ce qu’il y a suffisamment de prises électriques? Est-ce que votre mobilier est adapté? Est-ce qu’il y a possibilité de créer des zones détentes pour vos employés, etc. Toutes ces questions sont pertinentes et essentielles. De plus, pensez à vérifier votre bail afin de vous assurer que vous êtes en règle. Bien que la question de déménager une entreprise est souvent du ressort de la direction, il est tout de même conseillé de consulter ses employés. Tel que le souligne Stéphanie Lincourt dans l’article Déménagement d’entreprise: 5 erreurs à ne pas commettre parues sur le site Les Affaires, «les employés peuvent être de bon conseil pour concevoir l’aménagement des nouveaux locaux ». En effet, il est primordial de tenir compte de vos employés et de leur confort, car ce sont eux qui feront prospérer votre entreprise.

3 mois avant le départ

Voilà, vous avez trouvé votre local de rêve et le nouveau bail est signé. Il est alors temps de sélectionner un responsable de projets qui se chargera de planifier et de coordonner l’ensemble du déménagement. Si votre entreprise compte plusieurs départements et de nombreux employés, il peut être pertinent de sélectionner une personne relais dans chacun de ces départements afin de faciliter la transmission des informations et la coordination des opérations. C’est également à ce moment qu’il vous faudra sélectionner une compagnie de déménagement professionnelle qui se spécialise dans les déménagements commerciaux. Pourquoi? Tout simplement parce qu’un déménagement d’entreprise ne comporte pas les mêmes procédures qu’un déménagement résidentiel. En faisant affaire avec un déménageur professionnel, vous vous assurez ainsi une planification et une gestion du déménagement faites sur mesure pour votre entreprise. C’est également à cette étape que vous devez réfléchir aux rénovations à effectuer, et ce, autant dans vos nouveaux que dans vos anciens locaux. Commencez à sélectionner les fournisseurs et les entrepreneurs dont vous aurez besoin.

1 mois avant le départ

À cette étape, la frénésie commence à s’emparer de vos employés. C’est le moment précis où vous devez commencer à effectuer l’inventaire de vos biens et possession. Autant pour vous que pour le déménageur qui se chargera de faire le déménagement de votre entreprise, dressez une liste des fournitures qui seront déportées vers le nouvel emplacement. Afin de simplifier le transport des biens et du mobilier, prenez le temps de bien les étiqueter afin qu’ils soient livrés à l’emplacement approprié dans vos nouveaux bureaux. Vérifiez également tout ce qui a trait au branchement de la ligne téléphonique et au branchement d’Internet. Vous pouvez également débuter les procédures pour le changement d’adresse. N’oubliez pas aussi de tenir vos employés au courant des processus mis en place.

10 jours avant de départ

Plus que quelques jours avant le grand départ. Afin de rassurer vos employés, prenez le temps de bien leur expliquer le déroulement du déménagement et les tâches qui les concernent. Afin de limiter les interrogations, vous pouvez également faire la création d’une feuille de route que vous pourrez leur distribuer. Profitez-en également pour revérifier votre inventaire et faire un suivi avec la compagnie de déménagement que vous aurez sélectionnée. Dans la plupart des déménagements d’entreprise, l’équipement informatique occupe une grande part. Assurez-vous que votre matériel informatique tel que vos imprimantes, télécopieur, etc. sont exempts de toute encre avant d’être emballés.

Le jour du déménagement

Le grand jour est arrivé. À cette étape, limiter l’accessibilité, tant des nouveaux que des anciens bureaux, à vos employés. Gardez que le personnel nécessaire et le gestionnaire de projet afin de faciliter le travail des déménageurs qui se chargeront de la manutention des articles, des meubles et des dossiers.

Dans les 10 jours suivant le déménagement

Tout est en place (ou presque) et les opérations de votre entreprise ont recommencé. Maintenant que vous êtes bien installé, continuer à effectuer les changements d’adresse nécessaires afin que vos fournisseurs et vos clients vous trouvent aisément. Et, bien sûr, que serait un nouveau départ sans une petite célébration? Célébrez en grand vos nouveaux locaux avec plusieurs fous rires et quelques cocktails.

Vous songez à déménager votre entreprise? Que ce soit dans la grande région de Montréal ou de Laval, contactez Jean-Guy Brault Déménagement pour un déménagement commercial professionnel et impeccable.