Comment minimiser les interruptions lors d’un déménagement d’entreprise?
Que ce soit pour diminuer les frais d’exploitation ou profiter d’un plus grand espace, le déménagement d’une entreprise offre un son lot d’avantages. Toutefois, une planification solide doit figurer au menu pour que la transition se fasse bien et en douceur.
Lisez notre article pour découvrir des moyens pratiques pour assurer un déménagement réussi et sans accroc!
Quels types de perturbations peuvent survenir lors d’un déménagement d’entreprise?
Lors du déménagement d’une entreprise, plusieurs types de situations peuvent perturber le bon déroulement des opérations. Voici les principaux défis à anticiper et des conseils pratiques pour minimiser les impacts négatifs.
Les problèmes liés aux systèmes informatiques et aux serveurs
La relocalisation des systèmes informatiques et des serveurs est souvent cause d’interruptions majeures au sein d’une entreprise. Des déconnexions imprévues, des problèmes de redémarrage et des pannes peuvent venir paralyser l’activité de l’entreprise. Planifiez minutieusement la migration des équipements informatiques pour minimiser les risques de perte de données ou d’accès. On recommande d’éviter les sous-traitants (Vidéotron, telecom, etc.) durant le déménagement afin d’éviter des retards dans la manutention.
Le déménagement de grosses salles de serveurs se fait souvent en deux temps. Vous pourriez prévoir le déménagement des serveurs un vendredi afin que votre équipe informatique finalise l’installation et les tests le week-end pour vous assurer d’être opérationnel dès le lundi matin dans vos nouveaux locaux.
Les retards dans les opérations quotidiennes
Un déménagement d’entreprise peut entraîner des retards dans l’exécution des tâches quotidiennes, comme une restriction des accès aux outils et autres ressources. Pour éviter les délais, organisez un plan de déménagement et prévoyez des solutions temporaires pour maintenir le niveau de productivité habituel.
Les défis liés au transport de matériel et de mobilier
Le transport de matériel et de mobilier de bureau représente un autre défi majeur lorsqu’on déménage son entreprise. Des dommages aux équipements, des pertes ou des retards de livraison peuvent survenir. Pour éviter ces désagréments, travaillez avec des professionnels expérimentés et assurez-vous que tous les articles sont correctement emballés et étiquetés.
Perturbations du personnel et de la communication interne
Déménager les bureaux d’une entreprise peut déconcentrer le personnel et perturber la communication interne. Les employés peuvent se sentir désorientés et stressés, ce qui peut affecter leur performance. Pour éviter ces dérangements, une communication claire et constante est essentielle. Aussi, ils est préférable de réduire le personnel sur place au maximum pendant le déménagement afin d’éviter les contradictions.
Quelles stratégies appliquer pour éviter les interruptions lors d’un déménagement d’entreprise?
Créer un calendrier et coordonner les étapes
Un déménagement d’entreprise réussi repose sur une planification rigoureuse. Créez un calendrier détaillé pour chaque étape du déménagement, en indiquant clairement les dates et les tâches à accomplir.
Et pour garantir que tout le matériel et les ressources nécessaires soient disponibles au bon moment, assurez-vous de bien coordonner le tout avec les fournisseurs et les prestataires de services.
La technologie : votre alliée stratégique
En cas de déménagement d’une entreprise, ne sous-estimez pas le pouvoir de la technologie! Utilisez des solutions telles que le stockage dans le cloud (ou nuage) afin de vous permettre de rendre des données disponibles partout et à tout moment et de poursuivre vos opérations. Quant aux systèmes de gestion de projet, ils permettent de suivre les progrès et d’optimiser la gestion des tâches.
Élaborer un plan de communication
Un déménagement commercial nécessite une communication claire entre toutes les parties impliquées. Autrement, des malentendus peuvent entraîner une baisse de productivité et des erreurs compliquant la transition. Élaborez un plan de communication qui inclut la mise en place d’un canal dédié pour le déménagement.
Informer régulièrement le personnel des étapes et offrir des supports pour faciliter leur adaptation est crucial pour maintenir un bon moral et une productivité continue.
Faire des tests et des simulations
Avant le déménagement comme tel, procédez à des simulations pour identifier les problèmes potentiels et apporter les corrections nécessaires au besoin. Vous pouvez aussi tester les nouveaux systèmes et les infrastructures avant la transition complète pour vous assurer qu’ils fonctionnent correctement. Une approche proactive aide à anticiper les risques d’interruptions et à procéder aux ajustements nécessaires.
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Sources :
REVUE GESTION.CA. Déménagement de votre entreprise : un guide pour une transition réussie.
BDC. BANQUE DU CANADA. 11 conseils pour déménager votre entreprise vers un nouvel espace.